Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de Agrément Canada et des entités affiliées

Agrément Canada (l’« Organisation ») s’est engagée à protéger le caractère privé et confidentiel de vos renseignements personnels, conformément à ses obligations en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE ») et des lois provinciales relatives à la protection des renseignements personnels. Dans la présente Politique de confidentialité (la « Politique »), les mots « nous », « nos » et « notre » se rapportent à l’Organisation.

La présente Politique explique de quelle manière nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels. Nous vous prions de lire cette Politique avec attention de façon à bien comprendre les moyens que l’Organisation peut utiliser pour recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements personnels.

Par « renseignements personnels », nous entendons tout renseignement, peu importe la forme dans laquelle il se présente, concernant un individu identifiable ou un individu dont on peut inférer ou déterminer l’identité à partir de ce type de renseignement, autre que les coordonnées d’affaires (p. ex. le nom, le titre, l’adresse de l’entreprise).

Veuillez noter que la présente Politique ne s’applique pas aux coordonnées d’affaires, aux renseignements anonymes agrégés ou aux données qui ne permettent pas de déterminer l’identité d’un individu. Sous réserve de tout accord divergent que vous (ou votre employeur) pourriez conclure avec l’Organisation, l’Organisation se réserve le droit d’utiliser et de communiquer ces renseignements et données de toutes les manières qu’elle estime appropriées.

I.          Application

La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par l’Organisation, y compris les renseignements personnels que vous nous fournissez sur notre site Web (lorsque vous ouvrez un compte ou que vous visitez anonymement notre site) ou nos Portail des clients, Portail des partenaires ou Portail des visiteurs; elle s’applique également aux renseignements personnels fournis à l’Organisation par ses clients, ses entrepreneurs (y compris ses visiteurs), ses fournisseurs de services, ses mandataires, ses partenaires et ses entités affiliées qui participent aux processus d’agrément autorisés sous licence d’Agrément Canada.

II.        Consentement

L’Organisation ou ses mandataires, partenaires, entrepreneurs ou fournisseurs de services susceptibles de recueillir des renseignements personnels pour le compte de l’Organisation ne recueilleront aucun renseignement personnel sans obtenir d’abord le consentement de la personne concernée. Le fait d’utiliser nos site Web [www.hso.world] ou de nous communiquer des renseignements personnels par téléphone, par courriel, par écrit, par télécopieur ou en personne signifie que vous consentez à ce que l’Organisation recueille, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels conformément aux dispositions de la présente Politique.

Dans la plupart des cas et sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat, vous êtes libre de refuser ou de retirer votre consentement concernant la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation par l’Organisation de vos renseignements personnels, et vous pouvez le faire en tout temps en donnant un préavis raisonnable à l’Organisation. Toutefois, le retrait de votre consentement n’a pas d’effet rétroactif. Il convient de souligner que, dans certaines circonstances, nous ne pouvons offrir nos produits et services que si vous nous communiquez vos renseignements personnels. En conséquence, si vous choisissez de ne pas nous communiquer les renseignements personnels demandés, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir ces produits et services. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement. Nonobstant les dispositions de la présente Politique, nous pourrions de temps à autre demander votre consentement afin de pouvoir utiliser et communiquer à d’autres fins que celles prévues dans les présentes les renseignements personnels recueillis.

Si vous êtes un client de l’Organisation et que vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d’autres personnes, vous avez la responsabilité d’obtenir le consentement de ces personnes au moment de recueillir leurs renseignements personnels, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. 

III.       Collecte des renseignements personnels

Quels types de renseignements personnels recueillons-nous? 

Nous pourrions vous demander les renseignements personnels suivants : votre nom, votre adresse de courriel et les informations de votre carte de crédit.

Visiteurs : Nous demandons aux visiteurs de nous communiquer les renseignements personnels suivants : adresse, personne à appeler en cas d’urgence, information sur les allergies, lieu de travail, NAS. Nous recueillons des renseignements de ce type aux fins de la relation contractuelle qui doit s’établir entre l’Organisation et le visiteur. Les dispositions relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements sont énoncées dans l’entente contractuelle conclue par l’Organisation et les visiteurs. L’Organisation ne communique aucun des renseignements concernant un visiteur sans avoir obtenu au préalable le consentement du visiteur, sauf dans les cas prévus par la loi.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels que nous jugeons raisonnables et nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

Sauf dans les cas prévus dans la présente Politique (ou lorsque les lois applicables le permettent), l’Organisation ne recueille aucun renseignement personnel sans obtenir d’abord le consentement de la personne concernée.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons les renseignements personnels des personnes qui créent un compte sur notre site Web ou qui créent (ou reçoivent) un compte sur un des portails de l’Organisation (Portail des clients, Portail des partenaires ou Portail des visiteurs).

Nous recueillons également des renseignements personnels auprès des personnes qui commandent des biens ou des services sur le site Web, qui répondent à des sondages effectués en ligne ou par courriel ou qui nous communiquent ces renseignements en personne, par écrit, par télécopieur ou par téléphone lorsque ces renseignements leur sont demandés (y compris au sujet des preuves des processus d’agrément).

Il est également possible que l’Organisation recueille indirectement et conserve dans ses systèmes des renseignements personnels téléchargés par des clients et des entrepreneurs de l’Organisation dans le cadre du processus d’agrément d’Agrément Canada ou des renseignements personnels qui lui sont fournis indirectement par des clients, des entrepreneurs (y compris des visiteurs), des fournisseurs de services, des mandataires, des partenaires et des entités affiliées conformément à l’un des processus d’agrément autorisés sous licence d’Agrément Canada.

Nous demandons aux visiteurs de nous fournir des renseignements personnels au moment où nous entamons avec eux une relation contractuelle.

Nous utilisons uniquement des méthodes justes et légales pour recueillir des renseignements personnels.

IV.       Utilisation des renseignements personnels

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels? 

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

  • L’exécution et la prestation des services d’agrément et des services connexes;
  • L’exécution et la prestation des séances d’éducation et de formation et des webinaires;
  • Le traitement des opérations relatives à l’achat de biens et de services;
  • L’exécution des services d’activation et la production de rapports;
  • L’amélioration de nos produits et services;
  • L’amélioration de notre site Web; et
  • L’établissement et le maintien d’une relation contractuelle avec un visiteur.

Sauf dans le cas où les lois applicables le permettent ou l’exigent, l’Organisation n’utilise aucun renseignement personnel à quelque autre fin que ce soit.

Les visiteurs qui effectuent des visites au nom de l’Organisation, dans le cadre du processus d’agrément, peuvent avoir accès aux renseignements personnels que nos clients possèdent ou contrôlent. Les visiteurs ne recueillent pas de renseignements personnels, ils ne peuvent les retirer des lieux et ils ne les communiquent ni à l’Organisation ni à un tiers. Les visiteurs utilisent les renseignements personnels des clients de l’Organisation uniquement aux fins de l’évaluation et de la présentation de recommandations dans le cadre de la visite. Les renseignements personnels auxquels les visiteurs peuvent avoir accès sont en outre protégés par les dispositions contractuelles.

L’Organisation utilise également les renseignements recueillis auprès des visiteurs et concernant les visiteurs dans le but d’établir et de gérer la relation contractuelle entre l’Organisation et le visiteur.

V.        Communication des renseignements personnels

L’Organisation peut communiquer vos renseignements personnels à ses entités affiliées de même qu’à des tiers (personnes ou organisations), c’est‑à‑dire nos partenaires de confiance, fournisseurs de services, entrepreneurs ou mandataires qui nous aident à offrir et exécuter nos services, à mener nos affaires ou à exploiter notre site Web, dans la mesure où ces parties acceptent, d’une part, d’utiliser, de communiquer et de conserver les renseignements personnels qui leur sont communiqués aux seules fins pour lesquelles les renseignements personnels leur ont été fournis et, d’autre part, d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels en mettant en place des mesures de protection de l’information appropriées.

Sauf dans les cas où les lois applicables le permettent ou l’exigent, l’Organisation ne communique aucun renseignement personnel à quelque autre fin que ce soit.

Il est important pour vous de savoir que, si vous êtes un employé, un entrepreneur, un visiteur ou un consultant d’un organisme offrant des services de santé qui est un client de l’Organisation, les renseignements personnels que vous fournissez à l’Organisation dans le cadre du processus d’agrément ou dans le contexte des autres services fournis par l’Organisation peuvent être communiqués à des entreprises affiliées, embauchées par l’Organisation pour fournir les services en question, et à des entrepreneurs ou à des consultants de l’Organisation et de ses entreprises affiliées, et ces parties (personnes et entités) pourront les utiliser pour l’exécution et la prestation des services à votre organisation.

Sauf dans les cas prévus ailleurs dans la présente Politique et exception faite des cas où vous pourriez de temps à autre accorder votre permission de la manière prévue dans les présentes, l’Organisation ne pourra jamais vendre, échanger, transférer ou donner les renseignements personnels vous concernant à toute autre personne ou entité pour quelque raison que ce soit.

Communication de renseignements personnels sans consentement

Veuillez noter que l’utilisation ou la communication de renseignements personnels peut dans certains cas être justifiée ou permise sans que la personne concernée ait accordé son consentement ou qu’il se peut que l’Organisation soit obligée de communiquer des renseignements personnels vous concernant sans avoir d’abord obtenu votre consentement. La communication peut être obligatoire, par exemple, dans les cas suivants :

a)         lorsque l’utilisation ou la communication des renseignements personnels est exigée par la loi ou par une ordonnance d’une cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal constitué par le gouvernement;

b)         lorsque l’Organisation a des motifs raisonnables de croire qu’il est nécessaire qu’elle utilise ou communique des renseignements personnels afin de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe identifiable;

c)         lorsque l’Organisation doit utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour se prévaloir des mesures de recours qui lui sont accessibles ou limiter le montant des dédommagements qui pourraient lui être demandés;

d)         lorsque les renseignements personnels sont des renseignements publics aux termes des lois applicables;

e)         lorsque l’utilisation ou la communication des renseignements personnels est raisonnable aux fins d’une enquête sur le non-respect d’une entente ou une activité illégale possible ou réelle;

f)         lorsque l’utilisation ou la communication des renseignements personnels est nécessaire dans le cadre d’une éventuelle transaction commerciale, lorsqu’il faut utiliser ou communiquer ces renseignements pour déterminer s’il convient d’exécuter la transaction ou de mener la transaction à terme ou, dans le cas où une transaction commerciale a été menée à terme, si l’information est nécessaire à l’exécution de l’activité faisant l’objet de la transaction.

Dans le cas où l’Organisation est obligée de communiquer des renseignements personnels sans obtenir d’abord le consentement de la personne concernée, ou lorsqu’elle a obtenu la permission de le faire, l’Organisation ne communiquera pas plus de renseignements personnels que nécessaire.

VI.       Conservation et transfert des renseignements personnels

L’Organisation conserve des copies papier de vos renseignements personnels en Ontario, au Canada. L’Organisation conserve également des copies électroniques de vos renseignements personnels dans des serveurs situés en Ontario, au Canada, qu’elle administre ou qui sont administrés en son nom. Les renseignements personnels que vous fournissez ou qui sont fournis à votre sujet hors ligne peuvent également être conservés au Canada.

Cependant, dans certaines circonstances, et sous réserve de toute interdiction prévue par les lois applicables en matière de confidentialité, les renseignements personnels peuvent aussi être consultés, transférés et conservés à l’extérieur du Canada par les entrepreneurs, les fournisseurs de services et les entités affiliées de l’Organisation. Lorsque les renseignements personnels sont consultés, transférés ou conservés à l’extérieur du Canada sur un territoire où les lois en matière de confidentialité n’offrent pas les mêmes mesures de protection que celles du Canada, il est possible que les organismes d’exécution de la loi de l’étranger consultent ou communiquent vos renseignements personnels, conformément aux lois étrangères applicables.

VII.     Protection des renseignements personnels

Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels? 

Nous utilisons divers moyens physiques, techniques et organisationnels pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels.

Nous utilisons un serveur sécurisé. Tous les renseignements financiers délicats (p. ex. concernant la carte de crédit) de même que tous les renseignements fournis sur les sites Web de l’Organisation, le Portail des clients ou le Portail des visiteurs sont transmis conformément à la technologie du protocole SSL (couche de sockets sécurisés) et sont encodés avant d’être enregistrés dans les bases de données de nos fournisseurs de passerelles de paiement, où ils ne seront accessibles que par les personnes autorisées ayant des droits d’accès spéciaux à ces systèmes et qui sont tenues de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

Que fait l’Organisation en cas d’atteinte à la sécurité?

Par « atteinte à la sécurité », nous entendons la perte de renseignements personnels ou la consultation ou la communication non autorisées de renseignements personnels résultant de la violation des mesures de sécurité d’une organisation ou du défaut d’avoir mis en place de telles mesures. En cas d’atteinte à la sécurité menaçant les renseignements personnels conservés par l’Organisation, nous vous aviserons et nous aviserons également le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que les Commissaires à la protection de la vie privée des provinces concernées s’il est raisonnable, dans les circonstances, de croire que cette atteinte constitue un risque réel de préjudice important pour vous, y compris un préjudice à votre intégrité physique ou financière ou à votre réputation. Nous aviserons également toute autre organisation ou toute autre institution gouvernementale capable de réduire le risque ou d’atténuer les préjudices pouvant découler de l’atteinte.

VIII.    Témoins et scripts intégrés

Témoins

L’Organisation utilise des témoins, c’est‑à‑dire de petits fichiers de données qui sont sauvegardés sur votre appareil chaque fois que vous consultez son site Web ou utilisez un de ses services. Les témoins facilitent l’analyse du trafic sur le Web et permettent de savoir quels sites en particulier ont été consultés. Les témoins permettent aux applications de réagir personnellement chaque fois qu’une personne consulte un site. Les applications Web peuvent adapter leurs opérations en fonction des besoins et des préférences de chacun parce qu’elles peuvent les reconnaître et les enregistrer. De manière générale, les témoins nous aident à améliorer notre site Web en nous permettant de savoir quelles pages sont les plus consultées ou les plus utiles. Les témoins ne peuvent d’aucune façon nous donner accès à votre ordinateur ou à des renseignements vous concernant; ils ne peuvent enregistrer que les données que vous acceptez de partager. Vous pouvez accepter ou refuser les témoins. La plupart des navigateurs Web les acceptent automatiquement, mais, en général, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur afin de refuser les témoins, si vous le préférez. Par contre, cela pourrait vous empêcher de profiter pleinement du site Web.

  1. Type de témoins utilisés : L’Organisation utilise soit des témoins temporaires, soit des témoins persistants. Un témoin temporaire, c’est un fichier temporaire qui ne s’active qu’au moment où vous ouvrez le site Web et qui s’efface dès que vous le fermez. À l’opposé, un témoin persistant ne s’efface pas et demeure sur votre appareil après que vous avez quitté la page. Nous utilisons des témoins pour être en mesure de vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre site, pour sauvegarder les informations d’ouverture de session (à l’exclusion des mots de passe), pour tenir des statistiques sur l’utilisation et pour enregistrer vos préférences. Nous utilisons aussi des témoins du trafic pour savoir quelles pages sont utilisées. Cela nous aide à analyser les données sur les visites de notre site Web et à améliorer ce site en fonction des besoins des clients. Nous utilisons ces renseignements uniquement à des fins d’analyse statistique; les données utilisées sont ensuite effacées du système.
  2. Réglage des paramètres des témoins de votre navigateur : Par défaut, la plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins. Toutefois, vous pouvez désactiver complètement cette fonction ou faire en sorte de recevoir un message vous permettant de choisir d’accepter ou de refuser un témoin. Vous trouverez davantage d’information dans le menu « Aide » de votre navigateur.

Scripts intégrés

Un script intégré, c’est un code de programmation qui a pour but de recueillir de l’information sur vos activités sur notre site Web, par exemple les hyperliens sur lesquels vous cliquez. Le code est téléchargé temporairement sur votre appareil à partir de notre serveur ou par un tiers fournisseur de services. Le code n’est actif que durant le temps où vous êtes connecté à notre site Web; il est désactivé ou supprimé dès que vous le quittez.

IX.      Accès aux renseignements personnels et correction de ces renseignements

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels et y corriger des erreurs?

L’Organisation fait tout ce qu’elle peut pour s’assurer que tous les renseignements personnels que vous lui fournissez ou qu’elle reçoit à votre propos sont exacts, à jour et aussi complets qu’il le faut aux fins pour lesquelles nous les utilisons. Si nous constatons que certains renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou datés, nous réexaminerons les renseignements personnels et, le cas échéant, ferons tout ce que nous pouvons faire pour informer les tiers fournisseurs de services ou les entrepreneurs qui ont reçu des renseignements inexacts de façon que ces tiers puissent également corriger leurs dossiers.

L’Organisation reconnaît des droits raisonnables d’accès aux renseignements personnels qu’elle possède et des droits raisonnables d’examen de ces renseignements personnels; elle fera tout ce qu’elle peut pour communiquer les renseignements personnels en question dans un délai raisonnable, qui est généralement de 30 jours après la présentation de la demande. Pour se protéger contre les demandes d’accès frauduleuses, l’Organisation peut, avant d’accorder un accès ou de faire des corrections, demander suffisamment de renseignements pour lui permettre de confirmer que la personne qui présente la demande est autorisée à le faire.

Nous communiquerons des copies des renseignements personnels en notre possession sous une forme facile à comprendre ou, lorsque c’est approprié, sous forme de résumé. L’Organisation se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels et d’y ajouter plutôt un texte que la personne concernée aura jugé pertinent. L’Organisation n’impose aucuns frais pour la vérification ou la correction des renseignements vous concernant, mais, dans la mesure où la loi le lui permet, peut imposer des frais minimaux lorsqu’une personne demande une copie des dossiers.

X.        Rétention des renseignements personnels

Pendant combien de temps retenons-nous vos renseignements personnels?

Nous retenons vos renseignements personnels aussi longtemps que nous estimons pouvoir en avoir besoin pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis et aux fins auxquelles ils doivent servir. La durée pendant laquelle nous retenons vos renseignements personnels varie selon les fins auxquelles ils ont été recueillis et la nature des renseignements personnels. Nous pouvons les retenir après la fin de notre relation ou de notre contrat avec vous (ou de la relation ou du contrat entre votre organisation et l’Organisation, ses entités affiliées ou les titulaires de licence, selon le cas), mais nous ne retiendrons ces renseignements personnels que durant le temps où nous croyons qu’il nous est nécessaire de retenir suffisamment de renseignements personnels pour être prêts à réagir à tout enjeu qui pourrait ultérieurement se présenter.

XI.       Liens vers d’autres sites Web

L’Organisation peut fournir des liens vers les sites Web ou les ressources des tiers, présenter automatiquement les résultats des recherches connexes ou encore proposer de l’information de tiers qui mentionnent les sites Web ou les ressources de tiers ou fournissent des liens vers ces sites ou ces ressources. L’Organisation n’exerce aucun contrôle sur les sites Web et les ressources de ces tiers, et les utilisateurs de son site Web reconnaissent et acceptent le fait que l’Organisation n’est pas responsable du contenu ou des informations de ces sites. Les utilisateurs du site Web de l’Organisation qui suivent les hyperliens ne sont plus protégés par la présente Politique de confidentialité; nous vous encourageons à lire les énoncés de confidentialité et les autres mises en garde de ces autres parties. L’Organisation n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité ou de sécurité ni du contenu des sites Web, des services et des produits des autres organisations.

L’Organisation ne peut pas prétendre ni garantir que le contenu des sites Web et des ressources des tiers ou les informations que ces tiers fournissent sont exacts, légaux, non préjudiciables ou inoffensifs. L’Organisation ne cautionne pas le contenu, les informations ou les ressources des tiers qu’elle mentionne et elle ne garantit pas non plus que les sites Web ou les ressources de ces tiers ne contiennent pas de virus ou d’autres codes malveillants et qu’ils ne peuvent pas d’une manière quelconque s’attaquer à votre ordinateur. Si vous utilisez l’un des systèmes ou des sites Web de l’Organisation pour rechercher un lien vers le site Web d’un tiers, vous acceptez et comprenez que l’Organisation ne peut être tenue responsable directement ou indirectement des pertes ou des dommages causés ou supposément causés par le fait que vous avez utilisé l’Organisation ou vous vous êtes fié à elle pour obtenir des résultats de recherche ou pour accéder au site Web d’un tiers.

XII.     Règlement des questions concernant la confidentialité de vos renseignements personnels

Si vous avez des questions au sujet i) de l’accès à vos renseignements personnels, ii) de la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons ou retenons vos renseignements personnels ou iii) de la présente Politique, veuillez communiquer avec l’agente responsable de la protection des renseignements personnels de l’Organisation, Anca Sattler, par courriel, à l’adresse suivante : anca.sattler@accreditation.ca.

L’Organisation mènera une enquête sur toutes les plaintes présentées et, si une plainte est justifiée, prendra toutes les mesures raisonnables pour régler le problème.

XIII.    Modifications de la présente Politique

L’Organisation peut de temps à autre mettre à jour la présente Politique si ses pratiques en matière de confidentialité sont modifiées ou si la loi exige qu’elle les modifie. Nous afficherons sur cette page toutes les modifications de la Politique et, si ces modifications sont importantes, nous afficherons un avis bien visible en haut de la page en fournissant un résumé des changements pertinents. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité pour savoir si des modifications ont été apportées; il vous suffira de vérifier la date d’entrée en vigueur (voir ci-dessous).

Si vous n’êtes pas d’accord avec les dispositions de la présente Politique, vous devez quitter le site Web (Portail des clients, des partenaires ou des visiteurs) et cesser immédiatement d’utiliser tous les services de l’Organisation, ou encore communiquer avec l’Organisation pour faire part du retrait de votre consentement. Si vous continuez de consulter les sites Web de l’Organisation ou l’un de ses portails (Portail des clients, des partenaires ou des visiteurs) ou que vous continuez à utiliser les services de l’Organisation après avoir pris connaissance des changements apportés à la présente Politique, vous acceptez d’être lié par ses dispositions.

XIV.    La langue 

Cette Politique a été rédigée en anglais, mais nous avons fourni des traductions de la Politique dans d’autres langues. Dans le cas d’un conflit entre la Politique en anglais et une version dans une autre langue, la version anglaise aura la préséance.

Effective Date: This Policy was last updated on February 1, 2017.