La COVID-19 oblige la session d’orientation sur l’agrément de Villabella Residenza à passer en ligne

10 septembre 2020

Peu avant le début de la pandémie de la COVID-19 ce printemps, Villabella Residenza, une résidence de soins de longue durée à gestion familiale à Riolo Terme, en Italie, a cherché à entamer son processus d’agrément (accréditation).

Villabella a joint le programme d’agrément Qmentum d’Agrément Canada (AC) l’automne dernier, acceptant de commencer officiellement le processus en janvier 2020. Une séance d’orientation en établissement avait été prévue pour le premier trimestre de 2020.

Cependant, lorsque la pandémie a commencé, AC a dû trouver une autre façon de travailler avec Villabella, qui souhaitait toujours entamer le processus d’agrément (accréditation). Villabella a demandé si, plutôt que de reporter leur séance d’orientation, il était possible de la faire en ligne?

« Le client nous a contactés en nous demandant s’il était possible de la faire en ligne », a déclaré Alessandro Buriani, conseiller en agrément (accréditation) et gestionnaire de programme chez AC. M. Buriani a fait remarquer que peu de temps après, AC a commencé à examiner comment cette partie du programme pourrait être offerte à distance. « C’est la première séance que nous organisons à distance et nous envisageons maintenant d’en organiser d’autres », a-t-il déclaré.

Le premier aspect qu’AC a dû déterminer était la manière exacte de transmettre les renseignements aux membres du personnel de Villabella.

L’orientation passe en ligne
M. Buriani a indiqué qu’il y avait deux façons possibles de présenter la séance. Premièrement, tout le monde participerait en ligne, depuis son domicile, ce qui nécessiterait que chacun dispose d’une connexion Internet fiable. L’autre option consisterait à faire participer les gens dans les locaux de l’organisme en mettant en place des mesures de distanciation sociale.

M. Buriani a déclaré que Villabella avait choisi la seconde option, qui consistait à faire participer les membres du personnel d’une salle de l’organisme. Il souligne : « La flexibilité est très importante dans une situation comme celle-ci. Il faut travailler avec l’organisme sur les détails de la séance — comment elle se déroulera, combien de temps elle durera, et ainsi de suite. »

Comme la séance d’orientation devait être offerte en ligne, M. Buriani indique qu’AC et Villabella ont convenu qu’elle devrait être divisée en quatre parties. « Vous ne pouvez pas faire une journée complète de formation en ligne. Les gens ne resteront pas attentifs aussi longtemps et ils finiront par se fatiguer », a-t-il déclaré.

Les avantages d’être en ligne
Villabella a apprécié la flexibilité que leur ont procurée quatre séances en ligne plus courtes. M. Buriani a fait remarquer que l’orientation d’AC dure généralement une journée entière, ce qui oblige l’organisme à ralentir ses activités régulières pour s’assurer que les membres clés du personnel puissent y participer.

« Dans ce cas, vous pouvez étendre la présence des membres du personnel sur plusieurs jours, ce qui constitue un avantage », explique-t-il. « Cela a permis à Villabella de mieux s’organiser. »

Un autre avantage d’une séance en ligne, selon M. Buriani, est que le temps est entièrement consacré au matériel et non aux déplacements, la participation ne nécessitant pas de présence physique. De plus, si la séance est répartie sur quatre jours, les participants ont plus de temps pour réfléchir et absorber les renseignements qui leur ont été présentés. « Ils peuvent nous faire part de leurs commentaires ou préparer des questions avant la séance suivante », a-t-il déclaré.

M. Buriani a également noté que la séance étant en ligne, elle peut être enregistrée et les renseignements peuvent être partagés avec les autres participants à un autre moment.

Le Dr Filippo Giliberti de Villabella a dit que l’organisme a compris que c’est quelque chose qu’AC n’avait jamais fait auparavant. « Nous avons été heureux de l’essayer », a-t-il dit. « La décision de Villabella de ne pas arrêter la formation était un risque calculé qui s’est avéré être un succès. Alors que nos efforts pour améliorer la qualité se poursuivent, nous formalisons un grand nombre d’idées en politiques et procédures afin d’assurer le succès à long terme de nos services et programmes. »

Le Dr Giliberti a ajouté qu’avec l’émergence de la COVID-19, la sécurité des usagers et du personnel est devenue une discussion quotidienne très importante pour Villabella. « Nous avons été aux prises avec une série d’événements sans précédent qui ont eu des répercussions sur tous les aspects de notre organisme. »

Il a noté que comme la séance d’orientation s’est donnée en ligne pendant quatre jours différents, les membres du personnel de Villabella étaient mieux en mesure de se familiariser avec les renseignements relatifs à la COVID-19 et de les mettre en pratique.

« Les chefs d’équipe ont eu la possibilité de contextualiser les outils à partir des normes pendant la pandémie de la COVID-19 », a déclaré le Dr Giliberti. « Les idées qui ont émergé des séances ont été mises en pratique. Les réunions quotidiennes comprenaient des discussions sur la façon d’appliquer les critères dans nos pratiques. »